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Règlement 2016 pour les exposants dans le chapiteau du Xmas Festival

A. CONDITIONS PARTICULIÈRES : 
Il a été convenu entre les deux parties sous signataires ci-après nommés EXPOSANT et ORGANISATEUR ce qui suit :

A1. L'exposant : (informations à compléter dans le formulaire d’inscription)

Marque :

Nom, Prénom :

Adresse complète :

Ou représenté par (nom et adresse) :

A2. L'organisateur :

WindBag Sprl

Rue Victor Allard 88

1180 Uccle

A3. Nature, date et lieu de l'événement :

-        Xmas Festival : événement de Noël

Concept spécifique : exposition d’artistes, présence d’artisans, produits du terroir, restauration slow food - Sous chapiteau chauffé ou sous chalets.

-       Dates et lieu : 14 au 18 décembre 2016 – Place Dumon à Stockel (1150 Woluwe-Saint-Pierre)

-       Heures d’ouverture :

LE CHAPITEAU & LE VILLAGE D'ACCUEIL 

Mardi 13/12 :        

  • à partir de midi : Installation des stands

Mercredi 14/12 :            

  • 10h – 18h00 : Installation des stands
  • 18h – 22h : Soirée d’inauguration, vernissage de l’exposition d’artistes en arts plastiques et soirée business to business.

Jeudi 15/12:

  • 10h – 21h00 : Ouverture au public

Vendredi 16/12:

  • 10h – 22h : Ouverture au public

Samedi 17/12 :        

  • 10h – 21h : Ouverture au public

Dimanche 18/12 :      

  • 10h – 18h : Ouverture au public
  • A partir de 18h: Démontage des stands (au finish)

Lundi 19/12 :            

  • Démontage du chapiteau

 

Cet horaire est provisoire et sera sans doute élargi en fonction des soirées VIP. L’exposant devra s’aligner sur ce nouvel horaire.

Remarque :

-       Le Xmas Festival est accessible au grand public selon les heures précitées. Pour des raisons de service mais également de sécurité (vols, casses, dégradations ou détérioration du matériel), l’exposant doit être en place au moins un quart d’heure avant l’ouverture au grand public. Dans le cas contraire, les stands seront ouverts par l'organisateur (se déchargeant de toutes responsabilités en cas de vol, casse,...) afin de respecter une homogénéité et un bon accueil aux visiteurs. En cas de problème imprévu, les organisateurs sont à votre écoute au numéro d'urgence qui vous sera communiqué avant l'événement dans un mail rappelant les informations pratiques ainsi que les derniers détails d'organisation. Aucun stand ne pourra être démonté dans le chapiteau avant le Dimanche 18/12 à 18h. L’exposant s’engage à respecter les horaires d’ouverture précités en assurant une ouverture et une permanence de son stand.

 

B. INFORMATIONS ET CONDITIONS PRATIQUES :

B1.  Stands :

Ayant mis à disposition, sous chapiteau chauffé, les emplacements nus sous plancher, équipés d’une prise (800 watts), les organisateurs qui se chargent de la décoration générale, auront satisfait à leurs obligations envers les participants. 

Les stands sont fournis sans lampes et éclairages intérieurs. L'éclairage général du chapiteau n'étant pas suffisant pour créer une ambiance chaleureuse dans chaque stand, chaque exposant doit donc prévoir toutes les lampes et éclairages pour l'intérieur de son propre stand. 

Chaque exposant devra décorer, et animer son stand dans la mesure du possible, de manière à ce qu’il soit accueillant et interactif pour le public.

Pour des raisons de sécurité, les chauffages d’appoint sont strictement interdits dans le chapiteau, déjà équipé à ce sujet. 

Chaque exposant s’engage à laisser son stand et ses abords propres et accueillants durant toute la période du Xmas Festival. Son emplacement devra être rendu non dégradé, propre et sans déchet, au moment où il quittera le Xmas Festival. L’exposant se munira donc de sacs poubelle et emportera ceux-ci chaque soir. Il sera procédé à un contrôle rigoureux à la fin de chaque journée. En cas de manquement, une pénalité budgétaire de 50€ pourrait lui être demandée. 

Chaque soir, les stands situés en bordure du chapiteau devront être fermés de l’intérieur avec les tirettes. Il y a cependant lieu de s’assurer que celles-ci puissent être ouvertes sans difficulté en cas d’incendie. 

B2.  Emplacements :

L'organisateur se réserve le droit de la disposition de tous les emplacements (excepté ceux achetés avec un prix majoré pour pouvoir choisir votre emplacement), l'attribution des stands à chaque exposant ainsi que l'organisation du déroulement de la manifestation.

Cependant, les surfaces sont toujours attribuées dans le respect absolu des inévitables contraintes techniques, des normes de sécurité et d’une déontologie de loyale concurrence entre les exposants.

De même, pour des raisons techniques, certaines surfaces pourront être amputées de quelques centimètres (chauffage ou électricité).

B3. Nature des prestations et modalités de paiement :

L'organisateur propose différents types de stands :

Type A1 : 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur

Type A1 bis: 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur de votre choix

Type A2 : 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures)

Type A2 bis: 4m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures) de votre choix

Type B1 : 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur

Type B1 bis: 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur de votre choix

Type B2 : 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures)

Type B2 bis: 2m d’ouverture x 2,70m de profondeur en coin (donc 2 ouvertures) de votre choix

Type B3: Étal de 5m x 1m au milieu du chapiteau

 

50% du montant global de la réservation (acompte) est à payer à la réservation. L'acompte versé ne sera pas remboursé en cas d'annulation.

Le solde est payable pour le 28 octobre 2016 au plus tard; passé cette date, l’emplacement sera libéré en faveur d’un autre participant. L'acompte déjà versé restera alors acquis aux organisateurs.

Chaque type de stand étant limité en nombre, les réservations seront traitées en fonction de la date de réception de l’acompte.

B4. Raccordement électrique :

Un raccordement de 800 watts, est prévu dans chaque stand. Les exposants sont donc priés de se munir de multiprises et de rallonges règlementaires en bon état de fonctionnement et en suffisance.

Les stands sont fournis sans lampes et éclairages intérieurs. L'éclairage général du chapiteau n'étant pas suffisant pour créer une ambiance chaleureuse dans chaque stand, chaque exposant doit donc prévoir toutes les lampes et éclairages pour l'intérieur de son propre stand. 

Lors de la commande de son stand, chaque exposant peut préciser dans le formulaire le souhait d'un supplément électrique outre les 800 watts fournis d'office. Un supplément de 50€ pour les frais de renforcement (1600 watts) sera facturé.

Les bouilloires, réchauds, micro-ondes et radiateurs électriques sont proscrits dans le chapiteau.

Pour des raisons de sécurité (évacuation en cas de danger) et de bonne circulation du public, les exposants ne peuvent en aucun cas élargir l'espace de leur stand sur les allées. Une attention particulière est demandée pour les stands aux abords des issues de secours qui doivent toujours rester, par ordre de police, totalement accessibles. Chaque exposant doit être en possession d'un extincteur dans son stand.

B5. Montage/démontage :

Chaque exposant pourra commencer le montage de son stand à partir du mardi 13/12 à 12h (jusque 20h) et terminer le mercredi 14/12 pour 17h45 au plus tard. Une garde de nuit est assurée dès le montage et ensuite durant toute la période de l’événement.

Il est permis aux exposants d'arrêter leur véhicule le long du chapiteau, sur le terre-plein de la place Dumon, uniquement en cas de chargement et déchargement lors du montage, démontage ou réapprovisionnement du stock avant les ouvertures quotidiennes au grand public. Tout véhicule encore stationné au moment de l'ouverture quotidienne au grand public sera évacuer par ordre de police.

Avant l'événement, les exposants recevront dans un mail d'information, un plan indiquant les zones de stationnements gratuits. Les exposants sont priés de stationner dans ces zones. L'organisation décline toute charge financière pour le paiement de parking hors de ces zones réglementées.

Afin de faciliter le démontage du chapiteau le lundi 19/12, tous les exposants doivent vider leur emplacement à partir de dimanche 18/12 à 18h00 et jusqu'au finish. Marchandises, matériels, décorations, déchets, ordures etc... doivent impérativement être évacués des stands le dimanche.

B6. Aménagement et Décoration :

Lors de la commande de son stand, chaque exposant peut choisir de prendre ou non une chaise et table (80cm x 140cm) fournie par les soins de l'organisateur. Chaque exposant est responsable de l'aménagement et la décoration de son stand (tables supplémentaires, chaises, rallonges, enrouleur, éclairage, système d’accroche, décoration,…). Toute décoration doit être faite conformément aux recommandations de l'organisation.

Il est  interdit de clouer, punaiser, agrafer,... sur les parois du stand. Tous les stands doivent être rendus dans leur état initial. En cas de manquement, un dédomagemment sera facturé à l'exposant.

Par souci de cohérence et de pertinence, tous les stands doivent être impérativement décorés sur le thème de Noël, afin de créer une atmosphère et un esprit de fête. 

Chaque exposant doit pourvoir au matériel et outil nécessaire pour montage de son stand (échelle, ciseaux, pinces, ruban adhésif, cutter, balais, etc..). 

B7. Taxes - Impôts :

Les taxes et/ou impôts quelconques qui seraient réclamés par l’Etat, la Région, la Province ou la Commune à l’occasion du marché de Noël, sont à charge des participants.

B8. Publicité – Prix – Remises sur les produits :

Les indications de promotions ou de remises sont proscrites. Les participants sont tenus de se conformer aux lois en vigueur à propos des prix.

B9. Soirée d’inauguration :

Avant l'événement, chaque participant recevra d'office des invitations électroniques à la soirée d'inauguration, et sur demande, des invitations cartons. Les frais de port sont à charge du participant.  

C. CONDITIONS GÉNÉRALES :

La durée de l'événement étant déterminée dans les conditions particulières reprises dans ce contrat, celui-ci prend fin automatiquement à la date fixée de clôture. 

L'organisateur se charge de la communication, médiatisation et publicité de l'événement. Cependant, des affiches, invitations, outils web,... sont mises à disposition de l'exposant pour une plus large diffusion.

C1. Admission :

Les organisateurs se réservent le droit du choix des exposants. Ceux qui répondent le mieux aux critères d’originalité, d’authenticité, de qualité seront choisis en priorité parmi les produits spécifiquement assimilés aux cadeaux de fin d’année et à de la restauration de qualité.

Sans accord préalable des organisateurs, il est interdit aux participants de sous-louer leur stand (en partie ou en totalité) et/ou de le faire sponsoriser par un tiers. Tout exposant qui contreviendrait à cette disposition sera automatiquement exclu du marché.

C2. Vente :

L'exposant est entièrement responsable des ventes effectuées lors du Xmas Festival.

Du point de vue fiscal, l'exposant doit se conformer aux lois, normes et règlements en vigueur, notamment en ce qui concerne la déclaration volontaire et obligatoire de tous revenus aux services fiscaux qui peuvent effectuer des contrôles. Il est également responsable envers les acheteurs : qualités des œuvres/produits vendus, du service après-vente s'il y a lieu... et s'engage à respecter la qualité des articles présentés.

Par ordre de police, la vente d’articles pyrotechniques (pétards, fusée, etc.) est strictement interdite.

C3. Représentation :

L'exposant, pour le bon déroulement de son exposition, se doit d'être présent tout au long de la manifestation (telle que décrite ci-dessus) ou de se faire représenter par un tiers de son choix. Le représentant doit alors être signalé en tant que tel à l'organisateur.

L'horaire précité est provisoire et sera sans doute élargi en fonction des soirées VIP. L’exposant devra s’aligner sur ce nouvel horaire.

C4. Responsabilité – Assurances :

L'organisateur prend toutes les dispositions utiles en ce qui concerne la surveillance et la sécurité du lieu de l'événement pendant la nuit. Il décline néanmoins expressément toute responsabilité du chef d’accidents, de vols ou de dégâts matériels quelconques, et ce, sans limitation aucune.

L’organisateur ne pourra donc en aucun cas être tenu responsable en cas de pertes, de vols, de dégradations ou d’accidents (incendie, fuites, inondations, infiltrations de pluie, etc…) survenus durant les heures d'ouverture  et de fermeture du marché.

Les participants sont seuls responsables de leur stand et de son contenu ainsi que des dommages causés à des tiers par le fait de ceux-ci.
L’organisateur conseille donc vivement à l’exposant de consulter son assureur habituel en vue d’établir un avenant pour leur activité pendant la durée du marché.

L'organisateur décline toute responsabilité en ce qui concerne les accidents qui peuvent survenir pendant les manœuvres d'installation et de rangement du marché, ou du fait de la présence de véhicules devant le lieu de l'exposition.

L'exposant se doit de respecter le lieu et le matériel mis à sa disposition. En cas de dégradation majeure, l'organisateur sera en droit de réclamer des indemnités à l'exposant responsable.

L'exposant s'engage à se conformer à la législation en vigueur en matière de sécurité.

Les organisateurs ne pourront pas non plus être tenus pour responsables de dommages survenus sur les véhicules stationnés aux abords du Xmas Festival.

L’organisateur décline toute responsabilité, sur les statuts juridiques de chacun des exposants, et des marchandises vendues lors du Xmas Festival.

C5. Police du Xmas Festival :

La police du Xmas Festival est exercée par les organisateurs qui se réservent le droit d’expulser les personnes ou firmes dont le comportement risquerait de porter préjudice au bon déroulement de la manifestation.

Les ventes ambulantes dans les allées du chapiteau et aux alentours de ce dernier, sont strictement interdites.

De même, tout objet ayant une influence néfaste sur l’aspect général (esthétique ou autre) ou sur le bon déroulement du marché, devront être retirés ou déplacés sur simple demande des organisateurs.

D. ANNULATION :

Toute demande de désistement devra être communiquée à l'organisateur au plus tard le 11 novembre 2016, l'acompte (50%) versé n'est alors pas remboursé ; le solde quant à lui pourra être remboursé s’il a déjà été payé. 

Passé le 11 novembre 2016, les organisateurs se réservent le droit de garder l'entièreté du paiement sauf si l'exposant propose un remplaçant qui convient aux critères d'originalité et de qualité de l'organisateur. Dans quel cas, le remboursement total pourra être fait une fois que le remplaçant s’est acquitté de son versement. 

En cas de force majeure ou en cas d’événements imprévus, les organisateurs pourront :

  • Décommander la manifestation projetée, auquel cas, les participants ne pourraient avoir droit qu’à un remboursement partiel du montant versé et ce, sous déduction et prorata des frais engagés.
  • Changer les dates, la durée et les heures d’ouverture, sans qu’il puisse en résulter, pour les participants, aucun droit à un quelconque dédommagement. Dans ce cas, les contrats existants seraient considérés comme acquis pour les nouvelles dates, heures et durées. 

L’organisateur se réserve en outre le droit de prendre toute décision, sans aucun recours, dans tous les cas non prévus par le présent règlement.

Tout litige sera du ressort du Tribunal de Bruxelles.

En remplissant son formulaire d’inscription, l’exposant déclare avoir pris connaissance de ce règlement et des conditions de participation au Xmas Festival 2016 de Woluwe-Saint-Pierre et y souscrire sans réserve.

 


 

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WindBag Communication 

Valérie Dallemagne
88, Rue Victor Allard - 1180 UCCLE
Tel : 02/370.61.11 - Fax : 02/370.61.19
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